Vai sarunu procedūrā obligāti ir jālūdz uz fiziskām sarunām, vai var arī veidot sarunu rakstiski?

Jā, var rakstiski. Neviens nav teicis, ka tām jānotiek klātienē - likums šo neierobežo. Jāpatur prātā, ka ir jāspēj fiksēt sarunu rezultāts.